сейчас выбран русский язык страница на английском языке отсутствует
На главную страницу
Контакты
Всё о подготовке статьи для конференции МЭС
Форум конференции МЭС
Новое на сайте
Кодекс этики публикаций
Форум конференции МЭС
   Главная   Контакты   Авторам   Кодекс этики публикаций   Форум  
Личный кабинет



Выход
Преимущества, предоставляемые участникам спонсорской программы конференции МЭС-2018
   Организационный комитет   Программный комитет   Сборник трудов  
       
 

«… От заглавной буквы У до тиража и типографии!»

Этапы подготовки статьи для конференции МЭС

(краткий курс молодого МЭС-бойца)
  • Подготовка

    1. Форматы. Пишем статью (на русском языке) и ее расширенную аннотацию на английском, подготавливаем оба файла в MS Word в формате doc или docx.
    2. Стили. Настоятельно рекомендуется набивать текст поверх текста шаблонов статьи и аннотации, имеющихся на сайте. Это избавит вас и нас от проблем с форматированием текста.
    3. Картинки. Если есть внешние картинки, которые необходимо включить в статью – предварительно сжимаем их до тех размеров, c какими они будут в статье. Если это не сделать, то в файле статьи они будут храниться в полном размере и ужиматься до нужного в момент показа. В результате размер файла будет необоснованно увеличен.
      Рекомендуемые форматы картинки: jpeg для цветных, gif для черно-белых (или цветных с 1-2 цветами). Если качество jpeg-картинки вас не удовлетворяет, то используйте формат png.
      Обратите внимание на «читаемость» надписей на рисунках и графиках с учетом того, что качество печатных трудов не такое, как на лазерном принтере. При необходимости отредактируйте размер шрифтов в надписях. Рисунки и картинки, на которых ничего или мало чего видно, являются бесполезными и их лучше не использовать.
    4. Ограничения. Суммарное количество страниц статьи и расширенной аннотации – от 6 до 8.
      Максимальное количество соавторов одной статьи – 15.
      Максимальное количество статей одного автора – 3 принятых.
    5. Размер файла. Предельный размер статьи – примерно 15 Мбайт. Если есть превышение, от которого не удается избавиться, попробуйте заархивировать файл. Проверьте, как включены в статью внешние картинки. Если все равно не укладываетесь в нужный размер, то «что-то надо поменять в консерватории» - такой файл не удастся переслать на сайт конференции.
    6. Орфография. Проставьте для русского текста признак языка «русский», для английского – «английский», для сокращений и формул – «не проверять». Запустите проверку грамматики, просмотрите ее сообщения. Увы, грамматика русского языка настолько сложна, что всем советам от «MS Word» доверять нельзя. В сложных случаях попробуйте проконсультироваться, например, здесь.
  • Отправка

    1. Регистрация. Регистрируем себя на сайте конференции, выбирая при этом логин и получая пароль. Важно запомнить, какой email вы указали для связи с собой. Это должен быть действующий адрес. Через него программный комитет будет довольно активно общаться с вами, кроме того, на него высылаются забытые логин и пароль. Этот адрес будет опубликован в открытой печати, поэтому, если не хотите выставлять его «на всеобщее обозрение» - заведите себе новый адрес на общедоступном сервере. Желательно, чтобы сервер, на котором вы разместили свой почтовый адрес, не проявлял излишнюю активность по «отсечению» входящих писем. Проблема в том, что большая часть писем к вам будет отправляться не через почтовый агент (типа MS Outlook), а напрямую с сайта. Некоторые почтовые сервера считают такую отправку почты недопустимой и отказывают в приемке писем, иногда без уведомления об этом.
    2. Что отправлять. Готовим основной файл статьи (на русском языке) и ее расширенную аннотацию (на английском). Оба файла отправляются на сайт одновременно.
    3. Проходим процедуру авторизации на сайте, указав в правом верхнем углу страницы свои логин и пароль. Если авторизация удачна, то нажимаем на появившийся справа (ниже центрального логотипа) значок (отправка статьи) и заполняем все необходимые поля.
    4. Соавторы. Если у вас есть соавторы, то добавляем их «на лету» на этой же странице. Соавторы регистрируются по упрощенной форме. Список авторов в файле статьи должен соответствовать списку авторов, указанному при регистрации статьи на сайте, иначе статья не будет допущена.
    5. Отправка. После нажатия (внизу) кнопки «Отправить» убедитесь, что появилось сообщение об удачной отправке статьи, а под заголовком «Статьи» появилась запись, соответствующая только что добавленной статье.
  • Исправления

    1. Пока статья не отправлена Программным комитетом на рецензирование, ее можно исправлять. Не забывайте только отслеживать изменения в англоязычной авторской аннотации. Для изменения статьи используйте кнопку справа от названия статьи.
    2. Рекомендуемый алгоритм исправления: скачать статью с сайта к себе на компьютер, внести исправления, загрузить обратно на сайт (через «Редактирование»). Напрямую исправить статью на сайте нельзя даже несмотря на то, что вы ее видите на экране в "правильном" MS-word виде.
    3. После отправки статьи на рецензирование возможность внесения исправлений автором автоматически блокируется.
    4. В худшем случае (не хотелось бы этого!) вы можете удалить статью (кнопка «Удалить» ).
  • Первичное рецензирование

    1. По наступлении некоторой (заранее объявленной) даты прием статей прекращается, и большинство из них отправляется на рецензирование. Не отправляются на рецензирование статьи, подготовленные с грубыми нарушениями (серьезное несоблюдение стилей, количества колонок, списка авторов и т.п.).
    2. Результаты рецензирования будут доступны по завершении рецензирования и после того, как программный комитет примет по статье первичное решение. Варианты решений:
      • принята: статья принята в программу конференции, автору следует учесть замечания рецензентов и представить исправленный вариант для дальнейшего прохождения корректурной правки;
      • на исправление: статья пока не принята в программу конференции, но замечания не слишком строгие. Автору следует учесть замечания рецензентов и представить исправленный вариант для оценки программным комитетом внесенных исправлений;
      • на переработку: статья пока не принята в программу конференции из-за достаточно серьезных замечаний рецензентов. Автору следует переработать статью и представить исправленный вариант для оценки рецензентами внесенных исправлений;
      • отказано: статья не принята в программу конференции, причин может быть несколько. Решение окончательное, обжалованию не подлежит.
  • Исправление по результатам рецензирования

    1. Формат проведения рецензирования на МЭС не предполагает организации переписки между автором и рецензентом. Поэтому не надо отправлять «ответы рецензенту» в адрес программного комитета. Автор вносит исправления в текст, рецензент даёт свою оценку – «принять» или «отказать».
    2. После объявления первичного решения по статье ее редактирование вновь становится доступным.
    3. Вы можете вносить вторичные исправления в статью до наступления некоторой даты или пока не поставлена галочка в пункте «Да, больше изменений не будет». В последнем случае мы сможем досрочно отправить статью на повторное рецензирование или корректуру.
  • Вторичное рецензирование

    1. Статьи со статусом «на переработку» передаются на повторное рецензирование (тем же рецензентам). На этом этапе рецензент не дает каких-либо комментариев, а только выносит заключение: «принять» или «отказать».
    2. Окончательное решение по статье на основании оценок рецензентов выносит программный комитет.
  • Корректура

    1. После вынесения решения по статье она опять доступна для редактирования. Крайне желательно (но, увы, 99% авторов этого не делают) дотошно, не спеша прочитать статью, вчитавшись в каждый ее символ.
    2. После перечитки и исправления опечаток отправляем статью на сайт. Если вы не сделали этого, то только отодвинули приятный миг общения со своей статьей на более позднее время.
    3. В любом случае – вносили вы изменения в статью или нет – зайдите в личный кабинет (авторизуйтесь) и в «Редактирование» поставьте отметку в пункте «Да, больше изменений не будет» и нажмите «Отправить», даже если сам файл не отправляете. Это даст нам возможность узнать, что статью можно отправлять на корректуру.
    4. Про второй вариант статьи – без авторов и организаций – можно забыть, он больше не нужен.
    5. За одну или более итераций вы приходите к взаимопониманию с корректорами по тексту статьи.
    6. Появление ссылки на pdf-версию статьи говорит о том, что все замечания по корректуре сняты, статья полностью готова.
  • Статья принята, что дальше?

    Осталось сделать два или три действия – прислать формальные бумаги, оплатить целевой взнос, оплатить проживание.
    Возьмите на заметку: статья, у которой ни один автор не оплатил целевой взнос до 10 Июня 2018, снимается с программы конференции.

     Формальные бумаги

    Для соблюдения некоторых формальностей нам необходимо получить от авторов следующие документы (см. образцы на странице "Что отправлять"):

     Экспертное заключение

    Для всех работ, присланных от предприятий и организаций Российской Федерации, необходимо Экспертное заключение о возможности опубликования текста в открытой печати. Для участников, представляющих зарубежные организации, экспертное заключение не требуется. Если статья подана от одной организации, то присылается 1 экземпляр. Если статья представлена от нескольких организаций (неважно, одним или несколькими авторами), то количество подаваемых Экспертных заключений (одно или от каждой организации в отдельности) должно определяться по согласованию между этими организациями. В любом случае в каждом поданном Экспертном заключении должна быть фраза о возможности представления данного материала в открытой печати. Вторые копии Экспертных заключений (т.е. идентичных образцов от той же организации) не нужны.

     Лицензионный договор

    Должен быть прислан для всех докладов. Подписывается всеми соавторами статьи. Подписи соавторов заверяются в установленном порядке. Предоставляет Оргкомитету разрешение на включение текста доклада в Сборник научных трудов конференции и разрешение на размещение текста доклада на сайте конференции по ее завершению. Присылается обычной (не электронной) почтой или привозится курьером на любую из площадок ИППМ РАН. Договор оформляется в двух экземплярах.

     Акт приема-передачи произведения

    Должен быть прислан для всех докладов. Подписывается всеми соавторами статьи. Подписи соавторов заверяются в установленном порядке. Совсем уж формальная бумага, ее суть – автор сдал, Оргкомитет принял текст доклада. Присылается обычной (не электронной) почтой или привозится курьером на любую из площадок ИППМ РАН. Акт оформляется в двух экземплярах.

     Целевой взнос

    В подробностях описан здесь. Отметим следующие моменты:

    1. чем раньше оплачено, тем меньше сумма;
    2. оплата берется за участника, а не за доклад;
    3. ИППМ РАН не имеет возможности принимать оплату по конференции, поэтому взносы перечисляются в МНТОРЭС им. А.С. Попова. От уплаты целевого взноса освобождаются авторы, подготовившие аналитический или пленарный (т.е. заказной) доклад, даже если у них есть дополнительные обычные сессионные доклады;
    4. (только для авторов) не оплачивайте целевой взнос, пока вы не получите подтверждения о приемке вашей статьи в программу конференции. Разумеется, это не относится к случаю, когда вы намериваетесь приехать на конференцию в любом случае.
    5. (только для авторов) если целевой взнос не оплачен до 10 Июня 2018, то доклад будет снят с программы конференции. Принцип конференции - не включать в программу тот доклад, все авторы которого проигнорировали ее работу.

     Оплата проживания

    Если вы планируете проживание на время конференции, то вам необходимо самостоятельно забронировать себе жилье в одной из гостиниц Зеленограда. Подробности здесь. В случае возникновения трудноразрешимых ситуаций можно связаться с Оргкомитетом конференции.

  • Слайды доклада

    Слайды рекомендуется прислать (через личный кабинет) заранее. Это избавит вас от излишней нервотрепки «не забыть взять флешку с докладом», а нас – от проблем антивирусной чистоты флешки и совместимости представленного доклада с имеющимся MS PowerPoint.


Copyright © 2009-2017 ИППМ РАН. All Rights Reserved.
Разработка сайта - ИППМ РАН
Форум       Обратная связь